Categorie├źn
Artikel productivity

Drie ongeschreven regels waardoor je heel veel tijd met meetings verdoet

Als je dit leest werk je waarschijnlijk in een kantoor. Sommige kantoren zijn leuk en inspirerend, andere zijn verschrikkelijk. Ik werk als zelfstandige, en zie dus alle kanten van werk. Als ik werkdagen in een organisatie vergelijk met dagen alleen werken valt me 1 ding op: het verschil in productiviteit is enorm.

En ik bedacht me dat dat vooral door meetings komt. Noodzakelijk voor samenwerken, maar er zijn een aantal ongeschreven regels die gewoon niet zo handig zijn:

Niet zo handig: 1 uur

Laten we het hier hebben over beslis-meetings. Dus niet een samenkomst waar er gewerkt wordt. Alle meetings duren precies 1 uur. Omdat dat de default is in Outlook. Maar heb je altijd een uur te vullen? En stop je ook na 25 minuten als de nodige beslissingen gemaakt zijn? Ik meestal niet. En dat is zonde van je tijd! Als je toch een uur wilt vullen, probeer dan bijvoorbeeld een Lean Coffee formaat. De tijd staat vast, maar je probeert zo veel mogelijk te bespreken, en dan de belangrijkste onderwerpen eerst.

Niet zo handig: Iedereen erbij

Standaard zit iedereen die met een project te maken heeft in zo’n beslis-meeting. Dat is goed voor het verspreiden van informatie, maar niet iedereen heeft wat toe te voegen of te halen. Het is echt een energy-drain als je te vaak in zulke meetings zit. Je moet wel, want iedereen doet het. Ik ben groot voorstander van de Law of the 2 Feet. Zonder dat iemand er van op hoeft te kijken mag je gewoon weglopen als je niets meer kan brengen of halen in die meeting. Probeer maar eens uit, als je mensen ziet weglopen zie je direct hoe nuttig jouw meeting is, en hoeveel tijd je aan het verspillen was. Bedenk dan meteen hoe je de informatie kan verspreiden op een manier die wel energie geeft.

En als je toch aan het nadenken bent, denk dan ook even na hoe je een kleinere dedicatedgroep maakt. Een kleiner team met veel meer autonomie is veel effectiever.

Niet zo handig: Je werk onderbreken

Een meeting verstoort je werk. En sommige dingen hebben een behoorlijke opstart-tijd, zoals programmeren of ontwerpen. Ik kwam vorige week langs een oude post die aansluit op mijn ervaring. Hier stellen ze een makers-schema voor met hele dagdelen om te werken. Geen meetings dus. Bedenk of je een maker of een manager bent, en vooral welk schema je wilt volgen. Mensen die dingen maken werken altijd beter met het makers schema. Maar managers vaak ook.

Nu even terug naar het alleen werken. Daar omzeil je heel makkelijk al dit verkeerde standaard gedrag omdat je een stuk minder meetings hebt. Maar misschien ook wel omdat je niet toestaat dat je afgeleid wordt van je werk. Dat vind je leuk en daar doe je het voor. Laat je inspireren om ook op kantoor dingen eens anders te doen! Dan wordt je werk een stuk leuker.

Heb je hulp nodig om dit neer te zetten? Wil je even van gedachten wisselen? Stuur me een berichtje.